#Planungswissen: Wann buche ich die Location für mein Retreat?

#Planungswissen: Wann buche ich die Location für mein Retreat?

Bei der Planung und Organisation von Retreats aller Art, seien es Yogareisen oder Coachingretreats für Grüdnungen, Kreativität oder TCM, Ayuveda und mindfullness, stehen die Coaches immer wieder vor den selben Fragen. In unserer Rubrik #Planungswissen greifen wir einige dieser regelmäßig auftretenden Fragen auf und beantworten diese anhand unserer Erfahrung und Überlegungen.

Wann buche ich die Location für mein Retreat?

Beim Planen und Organisieren eines Coachingretreats stellt sich frühzeitig die Frage, wo das Seminar stattfinden soll. Hier ist nicht nur das Land oder die ungefähre Gegend gemeint, sondern ganz konkret die Unterkunft. Solltest du als Coach lieber warten mit der Buchung einer Unterkunft, bis du die genaue Teilnehmerzahl kennst, oder kommen die Anmeldungen von ganz alleine, wenn nur der Ort passend gewählt ist?

Unsere Empfehlung lautet hierzu, die Retreat Unterkunft frühzeitig in der passenden Größe zu buchen. Was bedeutet das konkret?

Dir muss klar sein, dass es einen riesengroßen Unterschied macht, ob du dein Retreat für 8 Teilnehmer, für 15 Teilnehmer oder für 25 Teilnehmer planst. Die täglichen Routinen, das Planen und Vorbereiten von Ausflügen, die Verpflegung und allem voran die Zeit und Intensität, mit der du dich um jeden einzelnen Teinehmer kümmern kannst, ändern sich drastisch, wenn sich die Gruppengröße verändert. Deshalb kann eine gute Planung für ein Retreat niemals stattfinden, ohne sich zu Beginn absolut klar darüber zu sein, wie groß die Gruppengröße sein soll.

Wenn du dir dies klar gemacht hast, verstehst du sofort, dass das Entscheiden und Buchen der Location einer der ersten “handfesten” Schritte bei der Vorbereitung deines Retreats ist. Du willst nicht, dass deine Gruppengröße deutlich größer als ursprünglich geplant und du willst auch nicht, dass die Gruppe deutlich kleiner ausfällt als geplant. Alle vorbereitenden Schritte sind konkret und gezielt auf eine definierte Gruppengröße ausgerichtet. 

Das Entscheiden für eine Gruppengröße ist das erste, was du tust. Du entscheidest dich dann als nächstes für eine Unterkunft, die deine gezielte Gruppengröße aufnehmen kann und mglw. noch einen Puffer von 15% -20% hat.

Dieses Vorgehen erlaubt es dir auch solide die Kosten zu planen und zu überwachen. Denn klar ist, dass du auf keinen Fall einen wirtschaftlichen Verlust mit deinem Retreat machen möchtest. Aufbauend auf den bekannten Kosten für die Unterkunft, die in der Regel den größten nicht variablen* Einzelposten darstellt, kannst du eine Teilnahmegebühr kalkulieren, die mindestens ereicht werden muss.

Wir empfehlen bei sun & soul retreats, dass bei ca. 60% der geplanten Gruppengröße sichergestellt sein sollte, dass alle Ausgaben gedeckt sind. Bei 80% der Gruppengröße erzielst du als Coach so schon einen soliden Gewinn. Und wenn du 100% oder mehr der zuvor definierten Gruppengröße erreichst, kommst du aus dem Grinsen nicht mehr heraus ;-).

Das ist nicht möglich, wenn du eine Retreat Location buchst, die nicht der Zielgröße angemessen ist. Falls du bei der Planung deines Retreats merkst, dass die Nachfrage nach deinem coaching größer ist als erwartet, freu dich! Du bist um eine Erfahrung reicher und kannst dein nächstes Retreat von Anfang an größer planen. Auf keinen Fall darfst du dich der Illusion hingeben, dass du deutlich mehr Teilnehmer gewinnst, wenn du eine größere Location anmietest, als eigentlich für dein Reatreat nötig, möglich und realistisch ist.

In leider viel zu vielen Fällen wird bei der Planung von Retreats der Fehler gemacht, die Stornierungsbedingungen der Unterkunft all zu leichtfertig als Ausfahrt einer fehlgeleiteten Planung in diesem Schritt zu nutzen. Stelle auf jeden Fall sicher, dass du die Storno-Karte nicht zu oft ziehst. Wenn du ein Mal ein geplantes Retreat stornierst, sehen deine potenziellen Kunden großzügig darüber hinweg. Ein Mal ist kein Mal und es gibt sicherlich einen sehr guten Grund für die Absage. Wenn du zwei Mal ein Retret stornierst, wird deine Kompetenz als Coach und Lehrer von vielen Teilnehmern schon sehr in Frage gestellt werden. Und unzufriedenes Feedback wird 10 Mal öfter weitergegeben als zufriedenes. Du willst also auf jeden Fall vermeiden, dass über die Planung deines Retreats schlecht gesprochen wird. Wenn du drei Mal ein Retreat in der Planungsphase absagst, sagst du gleichzeitig alle zukünftigen Retreats ab. Du wirst dann kaum noch eine Chance haben, in Zukunft Teilnehmer zu überzeugen, bei dir zu buchen und auch die potenziellen Unterkünfte werden sich gut überlegen, ob sie ihre Kapazitäten noch für dich blocken. Sieh also die Option ein geplantes Retreat zu stornieren bitte unbedingt als das an was es ist: Der letzte Ausweg, der nur dann genommen wird, wenn es absolut keine andere Option gibt.

Eine vorsichtige Kalkulation, eine gute Vorstellung davon, wieviele Teilnehmer du realistischerweise für dein Retreat gewinnen kannst und eine sinnvoll gewählte Unterkunft sind deshalb die Basis für eine gelungene Planung und Organisation des Retreats.

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Das Planen und Organisieren von Retreats erfüllt uns mit großer Freude.

  • Planst du ein Retreat und weißt nicht, wo du anfangen sollst?
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  • Bist du Kleinunternehmer/in und fürchtest, die Umsatzgrenze zu überschreiten, wenn du ein Retreat organisierst?
  • Ist dir das einzelne Buchen von Leistungen für dein Retreat zu aufwendig und in Summe zu teuer?
  • Hast du Schwierigkeiten bei der Vermarktung deines Retreats und benötigst Hilfe dabei?
 
Viele Fragen, eine Antwort:
sun & soul übernimmt für dich alle Aufgaben bei der Planung und Organisation des Retreats. Wir unterstützen dich mit professionellen Mitteln bei der Vermarktung und sind vor, während und nach dem Retreat als kompetenter Ansprechpartner für dich da.

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Fazit

Die Auswahl der Retreat-location ist einer der wichtigsten und Zugleich ersten Schritte, bei der Planung und Organisation eines Retreats.

Bevor du allerdings die Unterkunft buchst, musst du dir darüber im Klaren sein, mit wie vielen Teilnehmern du rechnen kannst. Erst darauf aufbauend kannst du alle weiteren Schritte in Angriff nehmen und Exkursionen etc. sinnvoll planen. Auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung deines Retreats ist erst dann sinnvoll durchführbar, wenn die Location feststeht.

Hüte dich davor, all zu oft eine Location zu reservieren und sie später wieder zu stornieren. Dies geht mit langfristigen negativen Auswirkungen einher, die weit über den Schaden eines nicht optimal gebuchten Retreats hinausgehen. Insbesondere dann, wenn die Kostenkalkulation wie von sun & soul empfohlen sinnvoll durchgeführt wurde.

*) Variable Kosten sind Kostenpositionen, die erst dann auftreten, wenn du einen Teilnehmer gewonnen hast. Bei sun & soul Retreats ist die Verpflegung z.B. in der Regel eine variable Kostenposition. Da die Verpflegung pro Teilnehmer berechnet wird, ist es für dich als Leiter des Retreats bzgl. der Kosten für die Mahlzeiten egal, wieviele Gäste du hast. Jeder Teilnehmer bezahlt für seine Verpflegung im Rahmen der Teilnahmegebühr selbst. Wenn du viele Teilnehmer hast, hast du auch viele Einnahmen, aus denen die höheren Kosten für die Verpflegung beglichen werden. Wenn du wenige Teilnehmer hast, sind die Einnahmen geringer, aber auch die Kosten für die Verpflegung sinken im gleichen Maße. Variable Kosten sind also für das Erreichen der Gewinnschwelle irrelevant.

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