5 Tipps, die du beim Planen eines Retreats beachten solltest

5 Tipps, die du beim Planen eines Retreats beachten solltest

Retreats sollen für alle Teilnehmer und den Coach eine entspannende, lehrreiche Erfahrung sein. Damit das gelingt und der Ablauf nicht in Stress ausartet, ist eine gelungene und gute Planung des Retreats essenziell.

Hier kommen deshalb ein paar Tipps, worauf du beim Planen deines Retreats achten solltest.

1) Plane genug Zeit für die Planung, Organisation und Vorbereitung ein.

Das Planen eines Retreats ist ein komplexer Prozess. Es gibt sehr viele Rädchen, die ineinander greifen und aufeinander abgestimmt werden müssen. Hier werden ganz unterscheidliche Themen wie 

  • Fragen nach der Umsatzsteuer
  • Fragen nach den notwendigen Versicherungen
  • Fragen nach der Programmplanung und Organisation
  • Fragen nach der perfekten Location
  • Fragen nach der Verpflegung
  • Fragen nach dem Marketing
  • Fragen nach der Ausgestaltung des Coachings / Trainings

relevant. Jeder dieser Punkte für sich genommen könnte einen eigenen Blogbeitrag füllen oder sogar ganze Buchbände (stöbere mal ein bisschen bei uns im Blog, über vieles haben wir schon geschrieben).
Wenn du alles selber planen möchtest, nimm dir deshalb mindestens 10-12 Monate Zeit zur Vorbereitung des Retreats. Wie so oft im Leben gilt auch hier, dass gute Beratung Gold wert ist. Versuche dir also so viele Tipps wie möglich von Experten oder Kollegen zu holen, die bereits zuvor Retreats veranstaltet haben.

Du solltest dir auf jeden Fall auch einen klaren Zeitplan machen und dich strikt daran halten. Ohne einen solchen Plan ist es fast nicht möglich die Aufgaben richtig zu priorisieren und alles punktgenau zum Beginn des Retreats vorbereitet zu haben. Hilfe bei der Planung aller peripheren Angelegenheiten, also von allem, was nicht direkt das von dir angebotene Coaching betrifft, spart dir sehr viel Zeit und Stress und möglicherweise auch (Lehr-)Geld. Die gewonnene Zeit kannst du in eine bessere Vorbereitung und Durchführung des Coachings und mehr Zeit für deine Teilnehmer während des Retreats stecken. Dies ist ein enormer Mehrwert, der sich positiv auf die Erfahrung deiner Kunden und damit auch auf zukünftige Retreats auswirken wird.

2) Suche nach einer Location, die die richtige Atmosphäre bietet.

Bei einem Retreat oder einer Coachingreise geht es darum, sich aus dem Alltag zurückzuziehen. Oft werden emotionale Themen behandelt und es ist absolut essenziell, dass sich eine private Atmosphäre und eine zielführende Gruppendynamik entwickelt. Das ist nur in geeigneten Unterkünften möglich. In Hotelanlagen, in denen die Gemeinschaftsbereiche neben der eigenen Gruppe auch von anderen Gästen genutzt werden, ist das nicht möglich. Ein Wir-Gefühl kommt am Pool eines Hotels, an dem noch dutzende oder gar hunderte andere Hotelgäste liegen, nicht auf. Auch in großen Retreatcentern, in denen mehrere Reisegruppen wie in einer Massenabfertigung parallel beherbergt werden, ist eine angemessene Atmosphäre kaum zu entwickeln.
Empfehlenswert ist es deshalb, Retreats in geeigneten Ferienhäusern anzubieten, die von der Lage und Ausstattung das bieten, was für die Zielerreichung des Retreats notwendig ist.

 

Private Retreat Unterkünfte von sun & soul

sun & soul organisiert dein Retreat in privaten Ferienhäusern an der Algarve. Wirf einen Blick in unser Portfolio auf der Website oder kontaktiere.
Wir suchen in den unzähligen Ferienhäusern an der Algarve und finden die perfekte Unterkunft für dich und deine Gruppe.

Spare dir den Stress mit der Planung und Organisation. Konzentriere dich auf dein Coaching und die Teilnehmer. Lass uns deine Garantie für ein perfektes Retrat sein, indem du dein Retreat in einer privaten Ferienvilla, die ganz auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist abhältst.

 

 

Oder in jedem beliebigen anderen Ferienhaus an der Algarve. Kontaktiere uns einfach mit deinen Wünschen.

Wir mögen keinen Spam und versprechen, deien Emailadresse nicht weiter zu geben.

 

 3) Stelle ein fein abgestimmtes Programm zusammen.

Je nach Thema deines Retreats wollen deine Teilnehmer ein ansprechendes Rahmenprogramm geboten bekommen. Das ist auch schon deshalb wichtig, um dich mit deinem Retreat von den unzähligen anderen Retreats da draußen abzuheben. Ein Hotelzimmer und eine Stunde Yoga oder eine Seminarsitzung am Tag machen noch kein Retreat aus. Das Rahmenprogramm ist also das Salz in der Suppe und macht dein Angebot für potenzielle Teilnehmer noch attraktiver.
Das ideale Rahmenprogramm ist auf das Thema deiner Coachingreise oder deines Retreats abgestimmt. Wenn es bei deiner Reise um die Verbindung mit der Natur geht, macht es Sinn Wanderungen anzubieten oder eine Meditation unter alten Olivenbäumen. Steht eher die Erweiterung des geistigen Horizonts auf der Agenda, dann könnte eine geführte Tour durch eine historische Stadt oder ein kultureller Workshop das Richtige für dich und deine Reisegruppe sein. Wenn es einfach nur um Entspannung geht, ist ein Spaziergang am Strand, eine Massage oder auch ein langer Strandtag vermutlich der Ausflug deiner Wahl.
Stelle deshalb bei deiner Retreatplanung sicher, dass du ein attraktives Rahmenprogramm bietest, das zum Ziel der Reise passt.

4) Überlege dir rechtzeitig, wie du das Retreat vermarktest.

Es gibt viele Wege, wie du dein Retreat vermarkten kannst. Lege Flyer aus, inseriere deine Coachingwoche auf einer der vielen Websites, die sich darauf spezialisiert haben, Retreatreisen zu vermarkten, schalte Facebook Ads oder setze auf die Kraft der Mund zu Mund Werbung. Alles das kann funktionieren. Um dein Retreat erfolgreich zu vermarkten ist es aber essenziell, dass du dir überlegst, welche Methoden zu dir und deinen Teilnehmern passen. Instagram hat eine hohe Reichweite. Aber beherrschst du dieses Medium wirklich und macht es dir Spaß regelmäßig Bilder zu erstellen und zu posten? Ist deine Zielgruppe überhaupt auf Facebook vertreten, oder wäre es verschwendete Arbeitszeit, zu versuchen dort Teilnehmer zu gewinnen?

Es gibt viele Tipps zum Marketing und mindestens genauso viele “Profis”, die behaupten, den heiligen Gral des Marketings zu haben. Glaube nicht alles, was du liest, sondern sei kritisch, frage dich, was zu dir passt und was in deinem Fall funktionieren kann.
Das beste Marketing ist immernoch ein gut geplantes Retreat, das zu einem angemessenen Preis angeboten wird und mittelfristig die sich daraus ergebende Historie und dein Ruf als Retreatleiter. Sobald du deine Marketingstrategie definiert hast, beginne so früh wie möglich damit, deine potenziellen Kunden zu kontaktieren.

5) Kenne die Kosten genau und setze einen angemessenen Preis für das Retreat an.

Bei allem Idealismus und trotz allem Herzblut, dass du in dein Retreat steckst, vergiss nicht, dass es sich um ein berufliches Projekt handelt. Du musst sicherstellen, dass du etwas verdienst. Zudem musst du eine angemessene Teilnahmegebühr für das Retreat definieren, welche die Qualität deines Coachings, der Unterkunft, der Verpflegung und des Rahmenprogramms widerspiegelt und honoriert. Weder ein zu hoher Preis, noch ein zu niedriger Preis sind für dich von Vorteil.
Du musst deshalb alle Kosten so früh wie möglich und so präzise wie möglich kennen. Dazu zählen die exakten Kosten für die Unterkunft, der Preis für die Verpflegung, aber auch alle Kosten für Shuttleservices und natürlich die Marketingkosten. Vergiss nicht, deine eigene Marge angemessen zu gestalten. Auch hier gilt wieder: Weder zu hoch, noch zu niedrig wäre sinnvoll und zielführend.
Bitte bedenke auch, dass Steuern auf deine Umsätze anfallen und dass Reiseleistungen mglw. anders zu versteuern sind als dein Coaching. Hier ist eine ausführliche Einarbeitung und die Inanspruchnahme einer guten Beratung absolut essenziell. Denn nicht oder falsch abgeführte bzw. zurückgestellte Steuern können zu weitreichenden Folgeproblemen führen.

Es lohnt sich also gut zu planen und sich beraten zu lassen

Du siehst also, dass das Planen und Organisieren eines Retreats ein durchaus komplexer Prozess ist. Es lohnt sich, hier systematisch vorzugehen und Hilfe in Anspruch zu nehmen. Nur durch ein sehr gut vorbereitetes Retreat und eine genaue Kenntnis über Fallstricke, Optionen und auch Lösungswege für einzelne Probleme vor und während der Reise kannst du sicherstellen, dass das Event für dich und deine Teilnehmer eine bereichernde und lohnenswerte Erfahrung wird.

Dein Retreat sollte sich immer am Kunden orientieren. Stelle sicher, dass du während des Retreats für deine Gäste da bist, ein Ohr für sie hast und auf Fragen und Probleme schnell und zuverlässig reagieren kannst, ohne dass dies in Stress für dich ausartet. Denn wenn du während der Reise damit beschäftigt bist, Lösungen zu improvisieren und auf Probleme aller Art zu reagieren, bekommt dein Coaching oder dein Unterricht zwangsläufig nicht mehr die volle Aufmerksamkeit von dir. Das führt unweigerlich zu unzufriedenen Teilnehmern. Versuche deshalb alles, was nicht deine Kernkompetenz ist, auszulagern. So kannst du dich während des Retreats voll auf deine Teilnehmer konzentrieren und legst durch zufriedene Kunden gleich den Grundstein für dein nächstes Retreat.

Übrigens:
Wir von sun & soul beraten dich gerne bei der Planung und Vorbereitung deines Retreats. Wir organisieren dein maßgeschneidertes, individuelles Retreat als Komplettpaket aus einer Hand.
Von der perfekten Unterkunft in einer privaten Ferienvilla, über die Verpflegung ganz nach deinen Wünschen und den Bedürfnissen deiner Teilnehmer, bis hin zu einem fein austarierten Rahmenprogramm und Unterstützung beim Festlegen des optimalen Preises bekommst du bei sun & soul alles aus einer Hand.
Wir stellen dir ein Komplettpaket zu einem klar definierten Preis zur Verfügung. Als Reiseveranstalter übernehmen wir das Haftungsrisiko und stellen die gesetzlich vorgeschriebenen Versicherungen für Reisen zur Verfügung. Während des Retreats sind wir dein kompetenter Ansprechpartner für alles, so dass du dich voll auf deine Gäste und das Coaching konzentrieren kannst.
Du sparst zudem extrem viel Zeit und Geld bei der Planung der Reise und dein Aufwand für die Buchhaltung reduziert sich drastisch.
Wenn du mehr zu sun & soul erfahren möchtest oder weitere Fragen zum Planen eines Retreats in Eigenleistung oder mit sun & soul hast, zögere nicht uns zu kontaktieren.
Wir sind für dich da!
 

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